KÚV sa podľa právneho poriadku SR zapisujú do registra partnerov verejného sektora (RPVS). Po novom však platí povinnosť zapísať KÚV aj do obchodného registra. V oboch prípadoch ide o samostatné, od seba nezávisle fungujúce registre, podliehajúce odlišnej právnej úprave.
Do RPVS sa zapisuje výlučne KÚV partnera verejného sektora. Tým môže byť fyzická aj právnická osoba po splnení podmienok stanovených zákonom č. 315/2016 Z. z. Ide o osobu, ktorá prijíma financie z verejného sektora alebo ktorá sa zúčastňuje verejného obstarávania a napĺňa finančné limity stanovené uvedeným zákonom. Ak nie sú tieto špecifické podmienky naplnené, osoba nie je považovaná za partnera verejného sektora a nemá povinnosť zapísať seba ani jej KÚV do tohto registra. Do RPVS sa musí zapísať KÚV fyzickej či právnickej osoby, ak sú na jej zápis do registra splnené podmienky. Do obchodného registra sa zapisujú KÚV výlučne právnických osôb. Túto povinnosť majú od 1. 11. 2018 takmer všetky právnické osoby s výnimkou subjektov verejnej správy a emitentov cenných papierov prijatých na obchodovanie na regulovanom trhu. Povinnosť má každá spol. s r. o., a. s., komanditná spoločnosť, družstvo a aj tie právnické osoby, ktoré už sú zapísané v RPVS. Ak je KÚV pri konkrétnej osobe zapísaný v registri partnerov verejného sektora, právnickú osobu nezbavuje povinnosti zapísať osobu KÚV aj do obchodného registra.
Novozapisované právnické osoby musia zapísať svojho KÚV do obchodného registra priamo pri svojom prvozápise. Spoločnosti, ktoré túto povinnosť pri prvozápise nemali, to budú musieť urobiť najneskôr do 31. 12. 2019. Dodatočný zápis nie je náročný. Obchodnému registru nie ste povinní v súvislosti so zápisom KÚV predložiť žiadne listiny, ktorými by ste navrhovaný zápis preukazovali. Stačí vyplnenie vopred predpísaného formulára. Náročnejšia však môže byť samotná identifikácia KÚV. V jednoduchších prípadoch je to napr. fyzická osoba ako spoločník spoločnosti, ale za predpokladu, že spĺňa podmienky byť KÚV podľa § 6a zákona č. 297/2008 Z. z. Ak je spoločníkom spoločnosti napr. právnická osoba, KÚV bude práve niektorá z fyzických osôb podieľajúca sa na riadení tohto spoločníka. V prípade veľmi zložitej vlastníckej štruktúry spoločnosti môže byť identifikácia KÚV náročným procesom, pričom uvedené sa násobí počtom právnických osôb podieľajúcich sa na jej riadení či nachádzajúcich sa v jej vlastníckej štruktúre.
Zápis do RPVS je možné uskutočniť len prostredníctvom tzv. oprávnenej osoby, akou je napr. advokát či notár. Zápis KÚV do obchodného registra však môže vykonať aj sama právnická osoba. Napriek tomu odporúčame pri zápise KÚV do obchodného registra využiť služby advokáta, ktorý vám pomôže nielen so samotným zápisom do registra, ale aj s prípravou listín, ktorými sa KÚV identifikuje. Tieto listiny síce netreba obchodnému registru predkladať, ale každá právnická osoba je povinná viesť evidenciu svojich KÚV spolu s listinami, ktorými identifikovala a verifikovala tieto osoby.
Takmer každá právnická osoba je povinná zapísať osobu KÚV do obchodného registra, avšak nie každá je povinná zapísať sa do RPVS. Zápis konečných užívateľov do RPVS si preto netreba mýliť s ich zápisom do obchodného registra
